各部门、各单位：

由于学校机构调整及人员岗位变动，各单位各部门原分管档案工作的领导及兼职档案员大部分发生了变化，为便于各部门、各单位顺利完成立卷、归档任务，切实做到档案应归尽归、应收尽收，确保归档信息资源的完整、规范，请各部门、各单位报送分管档案工作的领导与兼职档案员名单。

一、具体要求

（一）请各部门、各单位确定一名处级干部分管本部门档案工作。主要职责：

1、执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位工作计划和相关人员工作职责，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

2、选配责任心强、业务素质好的兼职档案员负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档工作，并保持人员相对稳定。

3、加强与学校档案部门的联系，对本单位归档的档案负责，做好归档材料的审核工作。

（二）请各部门、各单位确定一名工作人员担任兼职档案员，负责本单位的档案立卷归档等相关工作。兼职档案员要求是我校正式职工，有责任心且熟悉本单位各项工作的相关工作人员。主要职责：

1、严格执行学校档案工作的规章制度，掌握档案管理工作的基本技能。

2、按照归档范围和保管期限，负责本部门各种材料的收集、整理、立卷、归档、统计工作，保证归档文件材料系统完整、准确规范。

3、接受学校档案部门对本部门档案工作的督促、检查和业务指导，确保归档材料符合归档要求，按时保质完成归档任务。

4、坚持档案产生即整理的管理要求，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，按内容和载体先做好科学分类及登记，形成随产生、随收集、随分类、随整理的习惯，避免档案疏漏遗漏情况发生。

5、严守党和国家秘密以及学校工作秘密，确保不发生失泄密事件。

6、因工作变动或其他原因不能继续担任该项工作时，应与新任档案管理员及时办理交接手续，并报档案馆备案。

二、报送时间和方式

1、请各部门、各单位于4月14日之前填报《分管档案工作领导及兼职档案员报名表》（见附件）。纸质版交到档案馆A110，付老师处归档。电子版发到jnxydag@163.com。

2、报送过程中如有问题，请致电档案馆电话3196072。

图书馆（档案馆）

2023年4月11日